Politique de confidentialité

Concierge.ai est exploité par [Nom légal de l'entreprise], dont le siège est situé au [Adresse complète, Québec] ([NEQ — numéro d'entreprise du Québec]). Nous offrons une couche logicielle d'assistance à la gestion locative destinée aux gestionnaires et propriétaires d'immeubles au Québec.

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre pour toute question, demande d'accès, de rectification ou de retrait de consentement à l'adresse : confidentialite@concierge.ca.

Selon votre rôle, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• Locataires : nom, coordonnées (téléphone, courriel), unité et immeuble, contenu des messages échangés (SMS, courriel, portail), nature des requêtes (entretien, plaintes, questions).
• Gestionnaires : nom, courriel professionnel, organisation, journal d'activité dans la console.
• Fournisseurs : nom, coordonnées, bons de travail confiés.
• Renseignements techniques : adresse IP et type d'appareil au moment d'une action significative (par exemple la confirmation d'un consentement), à des fins de sécurité et de preuve.
• Mesure d'utilisation de la console (gestionnaires) : pages consultées, interactions et enregistrements de session dont l'intégralité du contenu affiché est masquée, de sorte qu'aucun renseignement de locataire n'y est capté.

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour :

• Répondre aux requêtes des locataires, les trier et les acheminer au bon intervenant.
• Assister les gestionnaires dans le suivi des requêtes, des bons de travail, des échéances de bail et de l'entretien (notamment Loi 31).
• Transmettre, à la demande du gestionnaire, des avis opérationnels d'immeuble (ex. : coupure d'eau, travaux) aux occupants.
• Constituer, lorsque nécessaire, un dossier de preuve horodaté et scellé pouvant être présenté au Tribunal administratif du logement.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et améliorer le service.
• Mesurer l'utilisation de la console de gestion afin d'améliorer le produit (statistiques d'usage agrégées et enregistrements de session entièrement masqués).

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Le traitement des renseignements d'un locataire est subordonné à son consentement explicite, recueilli avant le premier traitement et révocable en tout temps. Le locataire peut retirer son consentement en écrivant au responsable indiqué à la section 2.

Certaines réponses sont assistées par un agent conversationnel. Les modèles d'IA que nous utilisons sont configurés pour ne conserver aucune donnée traitée (« zéro rétention de données »). Une réponse à portée juridique n'est jamais transmise à un locataire sans validation humaine.

Les renseignements personnels sont hébergés sur une infrastructure située au Canada (région de Montréal). Lorsqu'un traitement par un fournisseur tiers est nécessaire, nous nous assurons que des protections équivalentes à celles exigées par la Loi 25 sont en place.

La mesure d'utilisation de la console de gestion (statistiques et enregistrements de session masqués) est effectuée au moyen d'un outil d'analyse produit dont les serveurs sont situés aux États-Unis. Les enregistrements sont masqués à la source : aucun renseignement personnel de locataire (nom, coordonnées, contenu des conversations, montants) n'y est capté — seules les interactions du gestionnaire avec l'interface sont mesurées. Ce transfert hors du Canada s'accompagne de protections contractuelles conformes à la Loi 25.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites, ou pour la durée requise par la loi (notamment la conservation de preuves liées à un litige). Au-delà, les renseignements sont détruits ou anonymisés.

Vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Demander leur rectification s'ils sont inexacts ou incomplets.
• Retirer votre consentement et demander la cessation du traitement.
• Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

En cas d'incident susceptible de présenter un risque sérieux de préjudice, nous prenons les mesures requises pour le contenir et, le cas échéant, en informons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information, conformément à la Loi 25.

Nous pouvons modifier la présente politique. La version en vigueur est identifiée par son numéro de version et sa date d'entrée en vigueur en tête de page.